Virtuální asistentka – Kraj Vysočina

Virtuální asistentka je externí pracovnice nebo externí pracovník, který vykonává administrativní a organizační práce na dálku pro klienta. Pracuje z vlastní kanceláře a komunikuje e-mailem, telefonicky nebo přes sdílený kalendář a projektové nástroje. Typickým začátkem spolupráce je písemné zadání s popsaným rozsahem úkolů, přístupy a způsobem reportování. Většinu práce vykonává mimo pevnou pracovní dobu klienta, proto je důležitá jasná domluva.

Asistentka obvykle převezme správu e-mailu, třídí doručenou poštu a připravuje odpovědi podle schválených šablon. Dále řeší objednávky schůzek, rezervace cest, vedení databáze kontaktů a přípravu podkladů pro nabídky. Součástí bývá i fakturace, tedy vystavování faktur a sledování úhrad podle dohodnutých postupů. Rozsah se obvykle sjednává buď jako pevný počet hodin měsíčně, nebo jako paušál za vymezené úkoly. Příbuzným oborem jsou Asistenční služby, které pomáhají klientovi s různými situacemi.

Podle čeho vybrat virtuální asistentku?

• rozsah činností a jejich shoda s vašimi úkoly
• dostupnost v pracovní době a způsob komunikace
• zkušenost s nástroji, které používáte, například e-mailem nebo kalendářem
• ošetření důvěrnosti údajů a mlčenlivost
• způsob účtování podle hodin nebo paušálu

Od 25. 5. 2018 platí nařízení GDPR, které upravuje zpracování osobních údajů, s nimiž asistentka pracuje. Při spolupráci na dohodu o provedení práce může rozsah práce činit nejvýše 300 hodin v kalendářním roce u jednoho zaměstnavatele. Firmy, které potřebují především sídlo a příjem pošty, mohou zvážit Virtuální kancelář. Výpis firem v lokalitě Kraj Vysočina a okolí pomůže porovnat nabídky jednotlivých dodavatelů.